Co je administrativa?

Administrativa

synonymem tohoto výrazu je výraz Správa.

Běžně ho používáme ve spojitosti s výrazy jako je „státní správa, majetková správa, správa informačních systémů a dat“ a podobně.

V přeneseném slova smyslu jsou slovem administrativa také často označováni všichni pracovníci pracující v oblasti veřejné či státní správy – tedy jedná se o faktický souhrn všech pracovníků v daném celku (množina konkrétních fyzických osob)

V jiném významu slova se může jednat o vlastní činnost jako takovou, tedy výkon administrativních prací, hovorově často splývající s pojmem „úřad“

Většina pracovníků státních orgánů, institucí, ale i soukromých subjektů vykonávajících kancelářskou či chcete-li úřadnickou činnost mohou být označováni v širším významu slova Administrativou. Vždy se jedná o pozice v jejichž pracovní náplni lze nalézt převážně aktivity související s chodem a správou společnosti. Není to tedy například pracovník na pozici Obchodníka, Výrobního dělníka a podobně. Na druhé straně i v rámci odborných firemních útvarů (obchodní oddělení, výrobní úsek) fungují pracovníci na administrativní pozici ( asistent/ka obchodního týmu, junior data administrator pro kvalitu výroby).

Pro účely personalistiky v oblasti náborů pracovníků a tvorby efektivních firemních struktur (organigramů), směrované v naprosté většině na personalistiku firemní, je ovšem výraz Administrativa vnímán jako souhrn nejtypičtějších pracovních pozic této oblasti. Jsou to například: Asistentka, Sekretářka, Administrativní pracovník, Office manager, Recepční, Technicko-administrativní pracovník, Fakturant/ka, Tlumočník, Písař/ka. Tyto nejběžněji zaužívané výrazové stereotypy již ovšem požadavkům moderní doby a dynamicky fungujících moderních společností nestačí. Častěji než dříve se ve firemních strukturách objevují pozice s cizojazyčnými názvy, nejčastěji převzatými z anglosaských zemí.

Rozdělení aktivit v rámci souhrnu Administrativních pozic je nově členěno následujícím způsobem:

1. Pozice v rámci činností svázaných s podporou managementu či V.I.P. osobností

2. Pozice v rámci podpory jednotlivých firemních týmů

3. Pozice v rámci podpory a koordinace činností celé společnosti

4. Pozice v rámci výkonu odborných činností

5. Pozice v rámci podpory zákazníků

Mnoho činností na konkrétních pozicích v sobě nese aktivity z několika oblastí zároveň, a záleží na specifikaci pracovní náplně konkrétního pracovního místa.

V každé z uvedených oblastí můžeme nalézt jak pozice vhodné pro „Juniory“ , tak pozice „Seniorní“ či „Managerské“.

Typickým příkladem juniorní pozice je pozice Recepční, seniorní pozicí může být například pozice Samostatného pracovníka právního oddělení, Managerskou pozicí pak pozice Office Managera větší společnosti. Výrazem Manager jsou často označovány pozice, které nemají ve své náplni zastoupeny aktivity spojené s řízením dalších pracovníků (podřízených). Bývají to velmi často pozice, samostatně zajišťující přesně vymezené aktivity, a svým způsobem ve společnosti výjimečné. Tím je řečeno i to, že i v rámci „managerských“ pozic jsou jisté rozdíly v úrovni delegované zodpovědností.

Názvosloví a specifikace typické pracovní náplně:

Pozice v rámci činností svázaných s podporou Managementu či V.I.P. osobností:

• Executive Assistant
• Personal Assistant to …..
• Assistant to the GM apod..

Na těchto pozicích směřuje naprostá většina aktivit k naplnění potřeb a podpoře velmi vytížené, vysoce postavené osoby

Pozice v rámci podpory jednotlivých firemních týmů:

• Asistent/ka nákupního oddělení
• Asistent/ka logistiky

Tyto pozice jsou velmi dobrou průpravou pro absloventy a juniory k pochopení vnitropodnikových procesů v rámci daného úseku. Podpora služebně starších kolegů v rámci úseku může být vynikající průpravou pro další karierní růst.

Pozice v rámci podpory a koordinace činností celé společnosti:

• Recepční
• Office Manager
• General Affairs manager

Na těchto pozicích by měli pracovat lidé s vynikajícími komunikačními dovednostmi a schopností „vyjít“ s nejrůznějšími typy kolegů. Tato pozice komunikuje i s vnějším okolím a tudíž je „proklientské“ vnímání souvislostí také podstatné. Pozice v seniorní úrovni umožňují nahlédnout průřezem do všech firemních aktivit.

Pozice v rámci výkonu odborných činností:

• Podnikový právník
• Personalista
• Mzdový účetní
• Překladatel/tlumočník

Tyto pozice jsou v rámci firemní správy (administrativy) určené k výkonu jednotlivých odborných úkonů nutných k zajištění fukčnosti a chodu firmy jako takové. Často jsou spojené i s kontaktem se státními autoritami apod..

Pozice v rámci podpory zákazníků:

• Asistent/ka zákaznické logistiky
• Telefonistka
• Call centrum Manager

Na pozicích, kde převaha činností směřuje vně společnosti je podstatná dokonalá komunikace, optimismus, asertivita, preciznost a částečně i empatie. Pozice nejsou vhodné pro každého, ale jsou vynikající příležitostí seberealizace pro každého zdatného komunikátora s možnou ambicí na jakoukoliv další firemní pozici s požadavkem na dokonalé zvládnutí styku se zákazníky a důležité zpětné vazby, která firmě může pomoci v dalším rozvoji.

• Osobní image
• Jaká je Vaše tržní hodnota?
• Co může ohrozit Vaší kariéru?
• Profesionální dojem
• Práce na půl úvazku
• Péče o vlasy a účesy
• Vaše kariéra a Váš osobní život
• Styl oblékání
• Etiketa na pracovišti
• Řeč těla
• Představování a podání ruky
• Úspěšní kolegové ve světě
• Platy v administrativě v ČR a ve světě

• Poradna
• Vaše personální agentura