Kdysi sekretářka - dnes asistentka

Každé povolání má svou historii - sekretářky nejsou výjimkou, přestože jejich vývoj se nedá počítat na staletí. Pokusili jsme se zmapovat alespoň posledních 50, respektive 70 let. Autorka čerpala z útržkovitých vzpomínek dnes už letitých pamětníků. Nabízíme vám tedy stručný pohled do minulosti, ze kterého byste si měli udělat představu o přeměně někdejší sekretářky v dnešní asistentku.

1. zastávka - Období mezi světovými válkami

Tehdejší úloha sekretářky se od té dnešní podstatně lišila. Členové vlády, významní odborníci z oboru peněžnictví, průmyslu apod. měli své osobní tajemníky. Většinou to byli muži (jestli se všichni podobali charismatickému Raoulu Schránilovi z pamětnických filmů, není jisté), kteří je s blokem v ruce sledovali prakticky na každém kroku a plnili každé jejich přání. Předpokládala se u nich vysoká inteligence, patřičné vzdělání, samozřejmě znalost cizích jazyků a často kromě českého i cizojazyčný těsnopis.

Sekretářky s podobnou náplní práce jako nyní prakticky neexistovaly. I ve větších podnicích sekretářka ředitele byla vlastně jen perfektní písařkou - korespondentkou. Vždycky to byla zkušená síla, u které se vyžadovala kromě dokonalého ovládání stroje a těsnopisu většinou také znalost cizího jazyka, tenkrát převážně německého. Pracovala pro ředitele i jeho náměstka, ukládala došlou a napsanou korespondenci. Často neměla ani svou vlastní místnost, sedávala zpravidla mezi ostatními úředníky. Když pan šéf potřeboval napsat diktát, zavolal ji a ona přiběhla s tužkou a blokem v ruce k němu do kanceláře. V té době nebylo zvláštností vidět vykonávat podobnou práci muže.

Všechna korespondence včetně ředitelské se předávala do tzv. "registratury", kde 2 - 3 pracovníci napsané dopisy kopírovali na ručně obsluhovaném stroji a kopie třídili do desek - "harmonik". Druhý den dostal každý v kopii to, co vypracoval. V "registratuře" se také ukládala část korespondence. Pro toto rozmnožování se do psacích strojů navíjela modrá kopírovací páska, která ovšem při každém překlepu sekretářce znepříjemňovala práci. U menších firem sekretářka, která současně obstarávala veškerou administrativu, sama poštu odesílala, u větších firem se o to starali pracovníci podatelen nebo poslíčci.

2. zastávka - Druhá polovina 20. století

Po válce soukromé firmy postupně zanikaly a s nimi i klasické písařky, které známe s filmů pro pamětníky. V nejrůznějších státních úřadech, institucích, městských úřadech a podnicích se vytvářely celé sekretariáty, kde pracovalo víc sekretářek společně. Tehdy se začal měnit i styl jejich práce. Kromě běžného psaní sekretářka evidovala korespondenci a ukládala ji. Pracovnice, která byla zkušenější a blíže seznámena s pracovištěm, sjednávala také návštěvy, zajišťovala porady a služební cesty. Způsob její komunikace měl vliv na možnost jejího uplatnění.

Vedoucími větších sekretariátů, kde bylo více pracovníků, byli tajemníci, a stále častěji tajemnice s dobrou kvalifikací a s organizačními schopnostmi. V poměrně krátké době, která uplynula od převálečného a válečného období, změnily nejen sekretariáty, ale i jiná pracoviště své obsazení - nastal čas feminizace. V mnoha odvětvích byla od té doby naprostá převaha žen.

Sekretářky už nemusely při práci používat jen tužku, papír a psací stroj. Do kanceláří si svou cestičku začala hledat první technika. První diktafony nebyly z počátku příliš oblíbené - snad proto, že sekretářky neměly zkušenosti s jejich obsluhou, nebo proto, že přístroje ještě zdaleka nebyly technicky dokonalé. Kopie veškeré korespondence pořizovaly sekretářky průklepem na tenký papír pomocí uhlového papíru (možná se z vlastní praxe pamatujete na postrach kanceláří - průklepáky a kopíráky). Běda však sekretářce, která jej v rychlosti z nepozornosti vložila opačnou stranou! Rovněž oprava chyb u každého jednotlivého exempláře vyžadovala velkou opatrnost.

Na větších pracovištích sloužily k rozmnožování materiálu lihové rozmnožovací stroje. Text psaly sekretářky na křídovém papíru, na spodní stranu přikládaly kopírovací papír, takže každá chyba znamenala, že musely psát text znovu, anebo pracně na rubu okopírované písmenko vyškrabávat. Pokud potřebovaly větší počet exemplářů, psaly sekretářky na voskové blány, přičemž musely vypnout ve stroji pásku. Pro opravu chyb používaly opravný lak. Mohly také dokumenty donést do ústředních rozmnožoven a po zhotovení opět vyzvednout.

Do nedávna se veškerá evidence zpracovávala do kartoték. Všechny spisy se ukládaly do šanonů podle jména, obsahu nebo podle hesla (číselného), které bylo materiálu určeno dle jednotlivé tematiky. Tento způsob se i dnes podle potřeby alespoň částečně na řadě pracovišť udržuje. Koncem 60. let se objevily elektrické stroje, jejichž počet se rychle rozšiřoval. Pro sekretářku to znamenalo zvyknout si na to, že stroj je mnohem citlivější. "Lehký úhoz" však byl pro ni ulehčením. Snadněji dosáhla větší rychlosti.

3. zastávka - Současnost

Zhruba od 70. let začaly firmy, které zabývají vývojem a výrobou počítačů, kalkulaček a kopírovacích strojů, uvádět na trh přístroje, ulehčující ženám v kanceláři práci. V té době však měla většina z nich poměrně velké rozměry i pořizovací cenu, takže jen málokterá firma si je mohla dovolit. K zásadnímu zvratu došlo vlastně až na přelomu 80. a 90. let, kdy se osobní počítače a kopírky postupně zaváděly do všech kanceláří. Prakticky vytlačily klasické psací stroje, snad s výjimkou elektronických, na kterých se dodnes vyplňují některé formuláře.

V 90. letech se změnilo nejen státní zřízení, ale i poslání sekretářky. Za posledních deset let se ženám v kanceláři podařilo prakticky vyvrátit mýtus, že sekretářka jen zvedá telefony a vaří svému šéfovi kávu. Dá se říci, že klasické sekretářky už dnes neexistují - říkají si mnohem výstižněji asistentky, protože opravdu svému šéfovi asistují, v mnoha případech ho dokonce zastupují.

Asistentka v současné době pracuje daleko samostatněji. Už nejen šetří a ochraňuje čas svého vedoucího, ale sama přejímá část činnosti, kterou jí svěří, a proto také nese daleko víc odpovědnosti, často za velmi závažné úkoly. Ve srovnání s dřívější prací sekretářky jsou dnešní asistentky zahlceny množstvím informací, což jsou většinou zároveň požadavky, které se na ně valí z těch nejmodernějších zdrojů. Fax, počítačové programy, jako je třeba Word nebo Excel, e-mail, Internet, to jsou věci, které každá asistentka musí důvěrně znát. Myslím, že mi dáte zapravdu, když řeknu, že tyto pomůcky podstatně ulehčují práci. Dříve musela sekretářka obvolat deset lidí, aby jim řekla, že šéf naplánoval poradu, dnes asistentka napíše krátkou e-mailovou zprávu a jediným ťuknutím ji pošle všem účastníkům.

Doba se změnila a sekretářka s ní. Na asistentku jsou kladeny mnohem větší nároky než kdysi. Souvisí to nejen s tím, že musí řešit mnohem náročnější úkoly, ale také s tím, že pracuje s náročnější technikou a často musí využívat znalosti cizích jazyků - někdy dokonce při komunikaci s vlastním šéfem, protože mnoho firem má zahraniční vedení. Jediné, co zůstává stejné, je její bezchybné chování a vystupování, loajalita vůči šéfovi i firmě.

PS: Chcete vidět na vlastní oči přístroje, se kterými někdejší sekretářky pracovaly?

Tak navštivte Národní technické muzeum v Praze 7. Najdete tam nejen tyto perličky, které zdobily kanceláře nějakých dvorních radů koncem minulého století, ale i spoustu dalších zajímavých exponátů.

1. Fotoaparát ukrytý v dámské kabelce.
2. Psací stroj Odkolek (kolem roku 1860)
3. Psací stroj Hammonia
4. Luxusní stolní telefonní přístroj (cca 1894)

Autor: Vlasta Šedivá